Organizarea unui eveniment de succes necesită o planificare meticuloasă și o coordonare atentă. De fapt, 52% dintre afaceri consideră că evenimentele oferă cel mai mare ROI (Return on Investment) comparativ cu alte canale de marketing. Aici intervine importanța crucială a unei companii specializate în event planning. O astfel de companie aduce expertiză, resurse și o echipă care lucrează împreună pentru a se asigura că investești eficient în fiecare aspect al organizării. Iată care este unul dintre cele mai importante roluri.

 

Ce este un event planner?

Un event planner, cunoscut și sub denumirea de coordonator de evenimente sau organizator de evenimente, este responsabil de organizarea și coordonarea întâlnirilor, cum ar fi ceremonii, lansări de produse, întâlniri corporative și strângeri de fonduri. Acesta gestionează bugetele, selectează datele, găsește locațiile și aranjează cazarea și transportul pentru invitați. Sarcinile specifice ale unui event planner variază în funcție de mai mulți factori, cum ar fi dimensiunea și tipul evenimentului, precum și educația ori experiența organizatorului.

 

Ce face un event planner?

Dacă te gândești să angajezi un event planner, este util să știi ce face acesta pentru a organiza un eveniment de succes. Iată câteva dintre responsabilitățile sale, fie că este vorba de un eveniment fizic sau online:

 

• Întâlniri cu beneficiari: Se întâlnește cu diverși clienți pentru a înțelege scopul și cerințele evenimentului.
• Planificarea detaliilor: Stabilește locația sau platforma, timpul și bugetul evenimentului.
• Alegerea și rezervarea furnizorilor: Selectează și rezervă furnizori, cum ar fi companii de printare, catering ori fotografi.
• Coordonarea cu furnizorii: Se întâlnește periodic cu furnizorii pentru a discuta detaliile evenimentului.
• Negocierea contractelor: Negociază contractele pentru a se încadra în bugetul clientului.
• Crearea unui program: Elaborează un program pentru a asigura o desfășurare fluidă a evenimentului.
• Coordonarea serviciilor: Se ocupă de cazări, transporturi pentru evenimentele fizice, iar pentru cele online, gestionează aspectele legate de accesul participanților, testarea tehnică și suportul în timp real.
• Gestionarea echipei: Explică responsabilitățile colegilor și se asigură că toată lumea își îndeplinește sarcinile.
• Verificarea satisfacției clienților: Se asigură că feedback-ul din partea clienților este pozitiv și că sunt mulțumiți de eveniment.
• Revizuirea facturilor: Verifică și aprobă plățile facturilor și a altor cheltuieli.

 

Atribuțiile unui event planner variază în funcție de mărimea companiei din care face parte, bugetul alocat și experiență, precum și de tipul evenimentului organizat. Spre exemplu, un event planner care lucrează într-o companie mare poate avea acces la o echipă extinsă și resurse financiare mai mari, permițându-i să delege anumite sarcini și să se concentreze pe aspectele strategice ale evenimentului. Alte aspecte relevante includ tipul evenimentului (corporativ, social, privat) și locația, care pot adăuga niveluri suplimentare de complexitate și necesități logistice. Astfel, flexibilitatea și adaptabilitatea sunt esențiale pentru un event planner de succes.

 

Te-ar mai putea interesa și: Cum să măsori succesul unui eveniment: 20 de indicatori de performanță.

 

Abilitățile unui event planner

Pe măsură ce industria evenimentelor continuă să evolueze, este esențial ca organizatorii să țină pasul cu cele mai recente tendințe și să își îmbunătățească abilitățile. În 2024, cererea pentru experiențe de calitate a crescut semnificativ, astfel că organizatorii trebuie să se străduiască pentru a satisface așteptările participanților. Iată câteva abilități de care un event planner are nevoie în organizarea de evenimente.

 

Abilități interpersonale

Comunicarea eficientă permite unui event planner să înțeleagă mai bine dorințele și așteptările clienților. Cercetările arată că echipele care comunică eficient își pot crește productivitatea cu până la 25%. În organizarea de evenimente, aceasta include înțelegerea obiectivelor, preferințele în materie de stil și temă, precum și bugetele disponibile. O înțelegere clară a unor asemenea aspecte ajută la personalizarea experienței și la asigurarea satisfacției clienților. Astfel, planificatorii de evenimente se bazează pe abilitățile interpersonale pentru a construi și a menține relații pozitive, evitând potențialele probleme din timpul unui eveniment. 

 

Abilități organizatorice

Abilitățile organizatorice sunt competențe care îți permit să utilizezi resursele în mod eficient și eficace. Ca event planner, a fi organizat înseamnă să gestionezi bine timpul, energia și spațiul de lucru, finalizându-ți toate sarcinile. Aceste abilități pot varia în funcție de locul de muncă, dar, în general, implică și menținerea unui spațiu de lucru ordonat, respectarea termenelor limită și comunicarea eficientă cu echipa.

 

Networking

Industria evenimentelor este în mare măsură condusă de oameni și bazată pe relații. Întâlnirile cu persoane din afara locului de muncă și construirea unor conexiuni solide sunt modalități excelente de networking. Acestea contribuie la dezvoltarea brandului tău de event planner. Prin crearea unei rețele puternice de contacte din industrie, furnizori și parteneri, poți obține recomandări, acces la resurse sau oportunități de colaborări. Nu ignora evenimentele din industrie organizate de alte companii. Folosește-le pentru a interacționa și a-ți extinde cercul de contacte.

 

Gestionarea timpului

Gestionarea eficientă a timpului este crucială pentru a un event planner. Aceasta presupune să acorzi suficient timp pentru a-ți finaliza sarcinile, să nu petreci prea mult timp pentru un singur proiect și să găsești un echilibru între viața personală și cea profesională. Organizarea de evenimente este o industrie dinamică, motiv pentru care gestionarea timpului este cu atât mai  importantă deoarece te ajută să îți conservi energia și să îți păstrezi calmul.

 

Creativitate

Când te ocupi de organizarea evenimentelor, întâlnești persoane diverse pentru care planifici activități diverse. Într-o zi, planifici un webinar pentru o lansare de produs, iar în alta numeri participanții la un simpozion. Sarcina ta este să fii creativ și să vii cu idei inovative pentru fiecare eveniment. Abilitățile creative sunt cu atât mai importante atunci când bugetul este limitat, dar evenimentul se dorește a fi memorabil. 

 

Abilități de rezolvare a problemelor sau problem-solving

Majoritatea evenimentelor au adesea un program strict, dar situațiile neașteptate sunt inevitabile. Este esențial ca un event planner să fie plin de resurse și flexibil, astfel încât să poată lua decizii rapide și să ofere soluții rezonabile. Abilitățile de problem-solving se dezvoltă treptat, prin experiență. Pe măsură ce planifici evenimente pentru diferiți clienți, vei observa că provocările pe care le întâmpini sunt și ele diferite. Odată ce găsești soluții pentru acestea, îți extinzi gândirea și devii mai capabil să faci față altor situații neprevăzute.

 

Cunoștințe tehnice

Atunci când organizezi un eveniment, e necesar să utilizezi diverse programe online de comunicare sau software-uri de gestionare informațională și organizatorică. De asemenea, este esențial să înțelegi cum să folosești rețelele sociale pentru a promova evenimentele și a crea relații cu alte părți interesate. O altă arie importantă asupra căreia planificatorii de evenimente ar trebui să se concentreze este identificarea a noi tehnologii de implementat. Evoluția rapidă a platformelor digitale, a aplicațiilor și a instrumentelor AI a condus la noi posibilități de îmbunătățire a evenimentelor, atât fizice, cât și virtuale.

 

Te-ar mai putea interesa și: Învață de la companii precum Cisco, IBM și Salesforce cum să organizezi un eveniment sustenabil.

 

Negociere

Un event planner este de obicei responsabil de întocmirea contractelor pentru clienți cu diferiți furnizori. Abilitățile de negociere te ajută să ajungi la înțelegeri rentabile și să obții prețuri corecte pentru serviciile solicitate. Negocierea eficientă nu doar că reduce costurile, dar asigură și că toate părțile implicate sunt mulțumite de acordurile stabilite. 

 

Un studiu Vantage Partners axat pe gestionarea relațiilor cu furnizorii evidențiază negocierea ca fiind una dintre cele mai bune practici de afaceri. Din 100 de companii chestionate, organizații precum Amazon exersează procese de negociere pentru a crea valoare, atât la nivel intern, cât și la nivel extern, în relațiile lor cu furnizorii. Pe lângă aceasta, negocierile eficiente favorizează acorduri substanțiale între toate părțile implicate.

 

Organizarea de evenimente la Oameni și Companii

Din 2020, la Oameni și Companii am organizat peste 600 de webinare pentru diverse comunități profesionale, demonstrând expertiza noastră în gestionarea evenimentelor de succes. Contactează-ne ca să afli cum te poți promova în audiențele tale de interes folosind webinarele. Pentru a primi toate evenimentele din domeniul tău de interes, te poți înregistra gratuit pe EventsMax.ro – platforma noastră care promovează evenimente profesionale din România.